對于很多的郵件管理員來說，經(jīng)常談到的話題都是關于郵件服務器的架設、郵件外發(fā)、海外通郵、反垃圾等一系列的郵件問題，但是在郵件歸檔方面，很多企業(yè)都是一片空白：“我們已經(jīng)做郵件備份了，還需要郵件歸檔嗎?”。

　　其實郵件系統(tǒng)中的郵件備份和郵件歸檔功能看上去效果是一樣，但是兩者在本質(zhì)上卻是有很大區(qū)別。今天小編就帶大家了解一下郵件歸檔和郵件備份到底有何不同。

　　從概念上講：

　　1、郵件歸檔

　　郵件歸檔是指對郵件數(shù)據(jù)進行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量數(shù)據(jù)的應用，是對數(shù)據(jù)進行有效的遷移和管理，當數(shù)據(jù)停止改變或不被頻繁使用時，通過郵件歸檔系統(tǒng)把他們轉(zhuǎn)移到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外。

　　當需要時，可以即時獲取所需數(shù)據(jù)并快速搜索。為企業(yè)電子郵件的法規(guī)遵從和規(guī)則的執(zhí)行，實現(xiàn)了高度集成化，中心化，并可實現(xiàn)實時監(jiān)測等功能。

　　2、郵件備份

　　備份是指數(shù)據(jù)副本，萬一原始數(shù)據(jù)丟失或者損壞且無法修復，副本就可用于恢復原始數(shù)據(jù)。備份用于保護正在使用的數(shù)據(jù)。

　　數(shù)據(jù)備份時間表一般包括：每天的增量備份保留七天，每周的完全備份保留一個月，每月的完全備份保留一年，最后，一年的完全備份保留七年。一年的完全備份也稱為七年歸檔。

　　這份時間表存在一個問題：很難從整個備份中挑選出需要長期保留的特定文件，因此用戶在使用這種方法時，最終不得不將整個備份都打包為大型的“歸檔”。

　　此外，在兩次備份間隔時間中，如果有些郵件被刪除，這些郵件將永久丟失，并不能在備份中尋找到，導致了數(shù)據(jù)的丟失。

　　其實簡單來說，郵件備份和郵件歸檔可以把傳統(tǒng)備份比作照相機，那郵件歸檔就相當于錄像機。照相機的復制是不連續(xù)的，存在著時間差。而錄像機對數(shù)據(jù)的復制則是連續(xù)的，即時的，可以有效保障數(shù)據(jù)的完整和實時性。

　　在了解了其基本概念之后，相信大家對于郵件歸檔和郵件備份都有了一些大體的了解，那么郵件歸檔和備份還有其他不同的地方嗎?

　　郵件數(shù)據(jù)存儲方式

　　通過郵件備份功能備份的郵件，是存儲于一個指定郵箱的指定文件夾里，通過郵件歸檔功能備份的郵件，是存儲于服務商的歸檔服務器里。因此郵件備份功能里的郵件是在一個單獨的郵箱中存儲，可以進行二次編輯，或通過本地服務器將這些郵件備份到本地。

　　而郵件歸檔功能里的郵件存儲在服務商的歸檔服務器里，不能進行二次編輯，只能查看或恢復，可以有效地保障數(shù)據(jù)的完整性。

　　郵件數(shù)據(jù)保存速度

　　郵件歸檔是對郵件數(shù)據(jù)流進行復制和記錄，郵件數(shù)據(jù)同步收集歸檔，郵件收發(fā)完畢，同時也歸檔完畢。杜絕了可能出現(xiàn)的信息丟失、原始數(shù)據(jù)被變更篡改、惡意刪除等風險，確保無郵件數(shù)據(jù)缺失等問題。

　　而傳統(tǒng)備份是在郵件產(chǎn)生后對郵件進行備份或先備份后發(fā)至郵件服務器，這兩種技術都不是實時地，存在著存檔的時間差，不能保證郵件數(shù)據(jù)的完整性和真實性。

　　法規(guī)遵從度

　　郵件歸檔系統(tǒng)可全面遵從國內(nèi)外各項相關政策和法規(guī)中關于郵件數(shù)據(jù)管理規(guī)范的要求，保障長期有效地對郵件數(shù)據(jù)進行安全保護、查詢調(diào)閱、使電子郵件在企業(yè)機構(gòu)中的應用合理合法。

　　美國公布的塞班斯法案，要求上市公司保留所有業(yè)務記錄，包括電子記錄和郵件在內(nèi)，不少于5年。

　　2018年，公安部718會議發(fā)布的《黨政機關、事業(yè)單位和國有企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)安全等級保護擴展要求》也對郵件歸檔做了詳細的要求。

　　郵件搜索和恢復

　　郵件備份是為了在意外誤刪除或者數(shù)據(jù)丟失情況下找回之前的文檔，或者在特別的需要情況下找到之前的老舊文檔。那么，如何有效地找到這封郵件，并且快速的提取就是個問題。

　　僅靠郵件備份創(chuàng)建的簡單搜索標簽，并不足以支撐大量的郵件檢索，那么就需要擁有更加高級的郵件歸檔系統(tǒng)，其具備基于內(nèi)容和所有權(quán)的搜索功能，當需要查找需要的郵件時，輸入限制條件，能夠在數(shù)秒內(nèi)迅速查找到所需的郵件。

　　通過以上的描述我們可以發(fā)現(xiàn)，備份更多的是針對系統(tǒng)的安全，保證系統(tǒng)業(yè)務的穩(wěn)定性，在意外服務器當機或者損壞情況下保證業(yè)務連續(xù)性;而歸檔更多的是針對數(shù)據(jù)方面的安全，在數(shù)據(jù)的完整性，和搜索提取以及應用方式方面更勝一籌。

　　并且，因為使用郵件歸檔功能所備份的郵件可以有效地保障數(shù)據(jù)的完整性，因此也可以用于法律層面，在企業(yè)產(chǎn)生法律糾紛時可以作為重要的法庭證據(jù)。

　　現(xiàn)在你能分清什么是郵件歸檔和郵件備份了嗎?